La comptabilité numérique consiste à créer, transférer, gérer et stocker des informations financières dans un format électronique. Elle implique l'utilisation de solutions logicielles pour numériser et automatiser de nombreux processus manuels auxquels les comptables sont confrontés régulièrement.
La numérisation en comptabilité : quels processus peuvent être automatisés ?
La comptabilité a généralement été un domaine caractérisé par un faible niveau d'innovation numérique. Cependant, de nombreux processus comptables sont répétitifs et chronophages, ce qui en fait des candidats idéaux pour l'automatisation. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de processus qui peuvent être numérisés.
- Comptes fournisseurs/recevables : au lieu de laisser traîner des factures papier en attente d'approbation, les comptables peuvent automatiser le traitement des factures grâce à un système de gestion des factures.
- Approvisionnement : qu'il s'agisse de demandes de devis, de bons de commande, de contrats ou de reçus d'expédition, l'approvisionnement implique beaucoup de paperasse. Tous ces documents peuvent être numérisés, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
- Documents d'audit : un processus d'audit numérique est beaucoup plus sûr et précis. Les comptables peuvent s'appuyer sur des fichiers numériques et des pistes d'audit pour documenter et prouver la conformité.
- Gestion des dépenses : la soumission, l'examen et l'approbation manuels des dépenses prennent beaucoup de temps et sont inefficaces. Un outil de gestion des dépenses automatise le processus et améliore l'expérience de toutes les parties concernées.
- Processus de clôture mensuelle/trimestrielle : la récupération des données nécessaires à la clôture mensuelle/trimestrielle est beaucoup plus rapide et précise lorsque l'on s'appuie sur des outils comptables numériques.
- Contrats/accords avec les clients : outre les processus internes, les cabinets comptables peuvent également numériser la signature et la gestion des accords avec les clients. C'est plus pratique pour toutes les personnes concernées.
Quels sont les avantages de la comptabilité numérique ?
Certains des principaux avantages de la comptabilité numérique sont énumérés ci-dessous.
1. Gain de temps et amélioration de la productivité
Les solutions de comptabilité numérique suppriment une grande partie du travail manuel lié aux opérations d'un comptable, de la saisie des données à la production de rapports, en passant par toutes les étapes intermédiaires. Cela permet à l’
expert-compatble pennylane de gagner du temps et de se concentrer plutôt sur des tâches plus analytiques et axées sur la compréhension.
2. Précision et évolutivité des données
Les solutions numériques sont plus fiables que les pratiques comptables traditionnelles. Les gens sont enclins à faire des erreurs, alors que les logiciels fourniront des données exactes de manière beaucoup plus constante.
Un autre élément à prendre en compte est que commencer avec des pratiques comptables manuelles peut convenir à une petite entreprise, mais qu'au fur et à mesure de sa croissance, ses besoins évoluent. Une solution de comptabilité numérique offre de meilleures possibilités d'évolution en fonction des besoins de l'entreprise.
3. Une sécurité renforcée
Les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes, c'est pourquoi la sécurité des données doit faire partie intégrante de chaque entreprise. La plupart des solutions de comptabilité offrent un niveau de sécurité élevé, allant des restrictions d'accès et du cryptage aux sauvegardes régulières et au stockage sur le cloud. Avec une telle solution, les données d'une entreprise sont bien protégées et toujours disponibles en cas de panne du système ou de violation des données.
4. Accès à distance
Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud ont l'avantage d'être accessibles de n'importe où, sur tous les appareils. Cela permet de travailler de manière beaucoup plus efficace, et c'est particulièrement pratique en cas de panne du système. Les utilisateurs peuvent simplement se connecter depuis un autre ordinateur et poursuivre leur travail.
5. Analyses et conseils en temps réel
La plupart des solutions numériques fournissent des informations et des analyses, ce qui facilite la création de rapports et l'identification des tendances. Très souvent, ces données sont fournies en temps réel, de sorte que les comptables peuvent prendre des décisions commerciales éclairées encore plus rapidement.
6. Intégrations et synchronisation
L'intégration d'un programme de comptabilité à d'autres outils commerciaux signifie qu'ils peuvent se mettre à jour mutuellement en temps réel ou à la demande par la synchronisation automatique des données. Cela réduit considérablement le travail manuel et garantit que les données sont toujours à jour sur toutes les plateformes.
ERP : la comptabilité au service de la prochaine ère de croissance
Si un logiciel de comptabilité peut être très utile à une petite entreprise, les organisations plus grandes et plus complexes choisissent souvent de mettre en œuvre un système ERP pour gérer leurs opérations.
ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui prend en charge les processus et les opérations d'une entreprise dans différents départements. En d'autres termes, une solution ERP fournit un système intégré pour l'ensemble de l'entreprise.
L'utilisation d'un système ERP en comptabilité présente de nombreux avantages. Les ERP facilitent l'extraction des données financières de l'ensemble de l'entreprise, réduisent le nombre d'erreurs et offrent aux comptables un degré de contrôle plus élevé. Tout cela pour leur permettre de prendre des décisions commerciales avec une précision, une fiabilité et une rapidité accrues.
Quelles sont les principales tendances à l'origine de la transformation numérique dans la comptabilité ?
Les trois principales tendances sont la transformation numérique généralisée, la législation soutenant la numérisation et la sensibilisation accrue à la durabilité.
Transformation numérique généralisée
Les professionnels de tous les secteurs d'activité se retrouvent à devoir faire face à des changements majeurs, dont beaucoup sont induits par les technologies émergentes. Le passage à la transformation numérique n'a été qu'accéléré par les événements récents, et les cabinets comptables ne font pas exception.
Pour rester compétitifs, les cabinets comptables devront comprendre comment des technologies comme la blockchain, l'IA et les crypto-monnaies auront un impact sur leur travail à l'avenir et développer de nouveaux modèles d'affaires pour s'adapter à ces changements et réussir à l'avenir. Adopter la transformation numérique est une nécessité pour les cabinets comptables.
Législation soutenant la numérisation
L'Union européenne et les Nations unies et font constamment avancer l'agenda numérique, tant au niveau des gouvernements que des entreprises. Certaines des initiatives réglementaires les plus pertinentes lancées pour favoriser la transformation numérique de la comptabilité sont brièvement mentionnées ci-dessous.
Le marché unique numérique
L'initiative du marché unique numérique vise à offrir aux consommateurs et aux entreprises un meilleur accès aux biens et services en ligne dans toute l'Europe. Son objectif principal est de créer un espace numérique plus sûr, en supprimant les obstacles au commerce électronique transfrontalier tout en renforçant la protection des consommateurs.
Le règlement eIDAS
Le règlement eIDAS permet aux entreprises et aux citoyens de l'UE d'utiliser plus facilement les signatures électroniques et les identifiants électroniques pour faire des affaires et accéder aux services en ligne de manière plus rapide et plus sûre dans toute l'UE.
La 6ème directive AML
La 6e directive AML vise à renforcer les capacités des institutions et des autorités financières dans la lutte contre le blanchiment de capitaux. Pour ce faire, elle élargit le champ d'application de la législation existante et rend les sanctions pénales plus strictes.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD)
La RGPD est le principal cadre de protection de la vie privée des données personnelles des citoyens européens. Le règlement fixe des règles concernant le traitement des données personnelles, plus précisément toute opération effectuée sur des données personnelles relatives à des individus dans l'UE.
Le format électronique unique européen (ESEF)
L'ESEF est une norme de déclaration électronique élaborée par l'Autorité européenne des marchés financiers (AEMF). Toutes les sociétés ayant des titres dans l'UE sont tenues de préparer leur rapport annuel conformément à cette norme. Donc plus besoin de votre
destructeur de documents fellowes.
Une sensibilisation accrue au développement durable
Le changement climatique et les questions environnementales occupant une place de plus en plus importante dans la sphère publique, la RSE prend un rôle stratégique dans les organisations, car elle contribue à des relations publiques positives, à la réputation de la marque et aux bénéfices à long terme.
De nos jours, les entreprises sont de plus en plus responsables non seulement de leurs finances, mais aussi de la durabilité de leurs activités. Et cela concerne également les cabinets d'expertise comptable.
Traditionnellement très documentés, les cabinets d'expertise comptable ont une excellente occasion de numériser de nombreux processus papier et de renforcer leur profil de durabilité.
Comment BLENDY peut-il contribuer à la numérisation de la comptabilité ?
Chez BLENDY, nous travaillons en étroite collaboration avec les cabinets comptables pour améliorer la façon dont les comptables travaillent. Nos deux solutions automatisent les processus liés à l'accueil des clients et aux transactions documentaires.
BLENDY est une solution numérique qui automatise le travail manuel d'onboarding de nouveaux clients et d'exécution du processus KYC. Notre système guide les utilisateurs tout au long du processus, de l'évaluation des risques à la demande de documents et au stockage sécurisé des données.
