Face à l’évolution du numérique et la dématérialisation des services, l’intérêt d’apposer un document officiel avec une signature électronique s’avère primordial. En effet, les contrats signés à la main puis scannés sont considérés comme de simples copies, par conséquent, ils n’ont aucune légitimité juridique. Les particuliers et professionnels devront ainsi opter pour un document numérique PDF dont la véracité et l’authenticité peuvent être attestées. D’ailleurs, il s’agit d’un format reconnu pour les autorités européennes. Mais que faut-il savoir sur l’e-signature et quels sont ses réels avantages ?
Signature électronique: principe et fonctionnement
Les contraintes liées au déplacement et l’évolution des prestations dématérialisées ont encouragé de nombreux professionnels à utiliser la signature électronique pour l’apposition des documents administratifs (contrats, souscription d’assurance, etc.). En réalité, l’e-signature PDF est l’équivalent numérique d’une signature manuscrite posée sur une feuille de papier. Autrement dit, c’est votre signature transcrite sur un document PDF. Contrairement à un simple acte de paraphe, la signature électronique est réalisée grâce à une cryptographie particulière. Et il s’agit de son grand avantage. En effet, le code crypté sur le fichier PDF s’avère difficile à falsifier de ce fait, il permet de garantir l’authenticité et la fiabilité du document numérique. L’utilisation de cette solution repose par ailleurs sur un processus spécifique la rendant à la fois intègre et sécurisée.
Pour signer un PDF, il faudra suivre trois étapes. D’abord, il faudra envoyer le document PDF au destinataire avec le lien qui redirige vers le site pour la page de signature. Après avoir lu le contenu du fichier, chaque signataire devra cocher une case attestant son consentement. Pour la dernière phase, un code secret et individuel sera donné (envoyer message) à chaque partie afin qu’il l’emploie pour son authentification. Le document PDF sera par la suite adressé par courriel à toutes les signatures ou publié sur un espace dédié. Si vous souhaitez obtenir des conseils sur comment signer un PDF, consultez le site universign.com.
Sécurité et gain de temps: deux avantages non négligeables
Si l’apposition manuscrite fut pendant longtemps privilégiée pour l’authentification d’un acte, l’e-signature vient aujourd’hui la remplacer avec la dématérialisation des échanges. Cette méthode est d’ailleurs très appréciée pour sa fiabilité et sa sécurité optimale. Contrairement à la signature manuelle, un paraphe digital possède une cryptographie asymétrique. Une fois que cette dernière est intégrée de façon permanente dans le fichier source, il devient possible de détecter automatiquement les modifications apportées par la suite. Sachez par ailleurs qu’une signature électronique possède d’un véritable gage de sécurité à savoir le cachet d’inviolabilité. Ce dispositif garantit une protection maximale des signatures et des échanges.
Le remarquable gain de temps est aussi un avantage de cette pratique. Vous pouvez en effet faire signer le document à une personne où qu’elle soit dans le monde grâce à Internet. Il n’est donc plus nécessaire d’attendre une réunion physique entre toutes les parties avant de signer PDF. Les contrats peuvent être envoyés par mail et les appositions pourront se faire dans un court délai.
Réduction des temps de traitement et des coûts
Dans la mesure où la réalisation du document PDF est entièrement digitalisée, toutes les démarches sont simplifiées et accélérées. Pour commencer, il suffit d’avoir un terminal connecté (PC, Smartphone, tablette…) pour procéder à la signature. Le processus se trouve énormément facilité puisque vous aurez moins de paperasse à gérer. Idem pour le délai de traitement des documents professionnels: bons de commande, devis, contrats, etc. Cette solution offre par ailleurs une grande flexibilité notamment si le fichier doit être signé par plusieurs personnes, dans différents endroits.
Bien entendu, les avantages financiers de la signature électronique ne sont plus à prouver. L’utilisation de cette mesure permet effectivement de minimiser les dépenses en termes d’impression ou d’archivage des paperasses. Contrairement à la réalisation de signature manuscrite, vous pourrez également économiser sur les frais liés aux équipements: facture d’électricité, achat imprimante et encre, papiers, etc. Bref, l’e-signature est un excellent moyen de gagner du temps tout en garantissant la protection des signataires contre les actes malveillants.
Quels sont les critères d’une signature électronique authentique ?
L’utilisation des documents PDF pour la transcription d’une apposition numérique repose sur un ensemble de facteurs qui garantissent son intégrité. Pour qu’une signature électronique PDF soit valable, elle devra respecter différents critères :
1. L’authentification du signataire de manière précise et individuelle
2. L’inviolabilité: impossible à falsifier ou reproduire
3. Être non réutilisable: le document PDF est à usage unique, c’est-à-dire destiné à un seul fichier
4. Être inaltérable: une fois intégré sur le support, l’e-signature devient impossible à changer
Pour finir, une e-signature devra être irrévocable ce qui signifie que les parapheurs ne peuvent nier être l’auteur du document. C’est également pourquoi ce document possède des valeurs juridiques reconnues aussi bien en France que dans les pays européens. Le PDF pourra ainsi servir de preuve dans le cadre d’une procédure judiciaire, à condition de remplir les critères cités.