Le syndic : un mandataire du syndicat de copropriété
Le syndic professionnel est le représentant du syndicat chargé des propriétés communes. Il peut être une personne morale ou physique. Le syndic est nommé après une assemblée générale organisée par les copropriétaires. Sa fonction principale consiste à administrer un bien immeuble relevant de l'œuvre d'une communauté. Il travaille sous la surveillance d'un conseil syndical constitué des copropriétaires. Le syndicat peut décider de confier cette administration à un professionnel immobilier (agence immobilière) ou à l'un des copropriétaires. La plateforme www.cotoit.fr constitue l'une des plus connues en matière de recherche de syndic de profession.
Quelles sont les missions réservées à un syndic ?
La gestion administrative
Pour assurer de façon efficace son rôle administratif, le syndic doit être en mesure de :
- Organiser et préparer l'assemblée générale des copropriétaires.
- Établir le compte rendu ou le procès-verbal des décisions assorties de l'assemblée générale.
- Représenter le syndicat lors de la signature des contrats et bien d'autres.
- Assurer la gestion ainsi que le suivi des contrats d'assurance ou des probables dossiers de sinistres.
- Exécuter les décisions de l'assemblée générale de l'association des copropriétaires (ACP).
La gestion technique
En ce qui concerne le volet technique, le syndic doit prendre les décisions appropriées pour maintenir en bon état le bien des copropriétaires. Il est chargé de l'organisation ainsi que de l'exécution des travaux de rénovation en accord avec le syndicat. Il organise aussi des travaux réguliers de maintenance et d'entretien des équipements. Le personnel d'immeuble est également sous la gestion du syndic.
La gestion financière
La gestion du portefeuille financier de l'ACP doit être assurée avec professionnalisme par le syndic. Il est chargé de l'ouverture d'un compte bancaire au nom des copropriétaires. La souscription à une agence d'assurance de responsabilités civiles est assurée par le syndic pour la prise en charge des éventuels sinistres ou autres. Il met en place un budget prévisionnel pour une bonne gestion des travaux d'entretien et bien d'autres. À chaque fin d'année, le mandataire du syndicat fait le point de toutes les dépenses à l'ACP au cours d'une assemblée générale.
Quels sont les avantages liés au choix d'un mandataire professionnel en ligne ?
Il est généralement reproché aux syndics traditionnels leur indisponibilité ainsi que leur manque de réactivité. Dans l'exercice de sa fonction, le mandataire en ligne permet de limiter les déplacements. Il ne se déplace qu'en cas d'urgence ou d'une intervention nécessitant sa présence physique. Cela facilite les échanges avec les copropriétaires. Tous les documents relatifs à la gestion globale de l'immeuble restent disponibles en ligne. Le syndicat peut consulter à tout moment ces documents. Le syndic simple en ligne a donc l'obligation d'exercer sa fonction dans la transparence avec plus d'implication du conseil syndical. Cette transparence est accentuée avec le vote de la loi Alu. Cette loi rend obligatoire la disponibilité d'un extranet sur les plateformes. La dématérialisation de certains services permet la réduction des coûts de prestations. Ainsi, la limitation des déplacements de votre agent lui permet de vous proposer un tarif moins cher que celui des syndics ordinaires. Il reste disponible pour répondre à toutes vos préoccupations par email ou par téléphone.
Quels sont les critères de choix d'un syndic en ligne ?
Certains critères sont à considérer pour le choix de votre copropriété syndic en ligne.
- Votre mandataire doit être détenteur d'une carte professionnelle. Cette carte est délivrée par la CCI (Chambre de Commerce et d'Industrie) avec la mention de « syndic de copropriété » et il doit justifier d'une expérience professionnelle.
- Optez pour un syndic à la carte. Ses services restent moins onéreux comparativement à ceux des mandataires traditionnels.
- Votre syndic doit être également détenteur d'une assurance de responsabilité civile. Avec cette assurance, il pourra couvrir les préjudices et dommages causés au syndicat dans l'exercice de sa fonction.
- Il est important que votre syndic soit pluridisciplinaire dans le domaine de l'immobilier. Il doit être en mesure de vous fournir toutes les informations relatives aux règlementations ainsi qu'aux techniques liées aux immeubles en communauté.
- La plateforme de votre syndic doit disposer d'un espace client. Cela vous permet d'accéder aux informations ainsi qu'aux décomptes en ligne.
- Il doit être en mesure de créer un compte séparé pour la gestion financière.
- Le tarif des prestations reste aussi un critère à prendre en compte pour le choix d'un syndic.
Toutefois, il est à noter que le mandataire professionnel en ligne reste plus adapté aux petites et moyennes structures. De même, il faut lui reconnaitre comme défaut de ne pas toujours se montrer réactif quand il lui faut se déplacer dans les situations d'urgence.